Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Anbieter

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software SoloOffice als von uns betriebener Online-Dienst („gehostetes Angebot“) zwischen der

(„Anbieter“, „wir“) und dem jeweiligen Kunden („Kunde“).

1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, also an natürliche oder juristische Personen, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln, sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB können das gehostete Angebot nicht buchen. Der Kunde bestätigt bei der Bestellung, dass er Unternehmer ist.

1.3 Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.

1.4 Nicht Gegenstand dieser AGB sind:

• der Betrieb von SoloOffice auf eigener Infrastruktur des Kunden („Self-Hosting“). Hierfür gelten allein die Bedingungen derGNU Affero General Public License, Version 3; ein Vertrag mit uns kommt dadurch nicht zustande;
• die öffentliche Demo unter demo.solooffice.de. Sie dient der unverbindlichen Vorführung, speichert Daten ausschließlich im Browser des Besuchers und wird ohne Gewähr bereitgestellt;
• die Eintragung in die Warteliste. Sie ist keine Bestellung und verpflichtet keine Seite.

2. Leistungsgegenstand

2.1 Wir stellen dem Kunden die Software SoloOffice für die Dauer des Vertrags zur Nutzung über das Internet bereit. Die Software dient der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Gutschriften und E-Rechnungen, der Kunden-, Auftrags- und Zeiterfassung, der Belegverwaltung und der vorbereitenden Buchhaltung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Anlagenverzeichnis, Auswertungen). Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf solooffice.de zum Zeitpunkt der Bestellung und aus dem öffentlich einsehbaren Quelltext untergithub.com/TingelTangelBob/SoloOffice.

2.2 Der Funktionsumfang ist in allen gehosteten Stufen derselbe wie in der selbst gehosteten Fassung. Die Stufen unterscheiden sich ausschließlich im Umfang der Nutzung (Zahl der Nutzer, Zahl der Mandanten bzw. Workspaces, Speicherplatz), nicht in den Funktionen.

2.3 Zur Leistung gehören der Betrieb der Software auf von uns ausgewählten Servern, das Einspielen von Updates und Sicherheitsaktualisierungen, regelmäßige Datensicherungen nach Ziffer 9, der Versand von E-Mails aus der Anwendung über eine von uns eingerichtete Absenderdomain sowie Support nach Ziffer 10.

2.4 Beta-Status. SoloOffice befindet sich in aktiver Entwicklung. Wir kennzeichnen Funktionen, deren fachliche Prüfung noch aussteht, in der Leistungsbeschreibung als „in Arbeit“ oder „Beta“. Für diese Funktionen übernehmen wir keine Zusicherung, dass sie in jedem Anwendungsfall vollständig oder fehlerfrei arbeiten. Der Kunde ist gehalten, Ergebnisse dieser Funktionen vor ihrer Verwendung zu prüfen.

2.5 Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die von der Software erzeugten Auswertungen, insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Steuerübersicht und Anlagenverzeichnis, sind vorbereitende Arbeitsunterlagen. Sie ersetzen weder die Prüfung durch einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe noch eine eigene Verfahrensdokumentation des Kunden. Eine Übermittlung an die Finanzverwaltung (ELSTER) ist nicht Bestandteil der Leistung.

2.6 E-Rechnungen. Die Software erzeugt strukturierte Rechnungsdaten in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Solange die Leistungsbeschreibung eine Prüfung gegen die offiziellen Validatoren als ausstehend ausweist, sichern wir die vollständige Konformität mit den jeweiligen Spezifikationen nicht zu. Die Prüfung, ob eine erzeugte E-Rechnung den Anforderungen des jeweiligen Empfängers genügt, obliegt dem Kunden.

2.7 Wir dürfen die Software weiterentwickeln und ihre Funktionen ändern, soweit der vertragliche Kern der Leistung erhalten bleibt und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Der jeweils betriebene Quelltextstand ist in der Anwendung einsehbar; damit erfüllen wir zugleich die Verpflichtung aus § 13 der AGPL-3.0.

3. Vertragsschluss und Konto

3.1 Die Darstellung des Angebots auf solooffice.de ist kein bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Bestellung. Der Kunde gibt sein Angebot ab, indem er die Registrierung abschließt, eine Stufe wählt und die Bestellung bestätigt. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir das Konto freischalten oder die Bestellung per E-Mail bestätigen.

3.2 Der Kunde macht bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben und hält sie aktuell, insbesondere Firma, Anschrift, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse und – soweit vorhanden – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

3.3 Zugangsdaten sind geheim zu halten. Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die unter seinen Zugangsdaten und denen der von ihm eingeladenen Nutzer vorgenommen werden, es sei denn, er hat den Missbrauch nicht zu vertreten. Bei Verdacht auf Missbrauch informiert der Kunde uns unverzüglich und ändert die betroffenen Passwörter.

3.4 Der Kunde kann weitere Nutzer im Rahmen seiner Stufe einladen. Er stellt sicher, dass diese Nutzer die für sie geltenden Pflichten aus diesen AGB einhalten, und haftet für ihr Verhalten wie für eigenes.

4. Preise und Zahlung

4.1 Es gelten die Preise der zum Zeitpunkt der Bestellung auf solooffice.de veröffentlichten Stufen. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.2 Das Entgelt wird monatlich im Voraus fällig. Die Abrechnung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland); Vertragspartner des Kunden und Rechnungssteller bleiben wir. Der Kunde erhält für jeden Abrechnungszeitraum eine Rechnung in elektronischer Form.

4.3 Gründerpreis. Kunden, die sich vor dem Start des gehosteten Angebots in die Warteliste eingetragen haben und innerhalb von drei Monaten nach dem Start buchen, erhalten dauerhaft einen Nachlass von 30 % auf den jeweils gültigen Listenpreis ihrer Stufe. Der Nachlass ist an das Konto gebunden und nicht übertragbar; er entfällt, wenn der Vertrag endet und später neu geschlossen wird.

4.4 Ein Wechsel in eine höhere Stufe wird sofort wirksam; das Mehrentgelt wird für den laufenden Monat anteilig berechnet. Ein Wechsel in eine niedrigere Stufe wird zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam, sofern die Nutzung des Kunden die Grenzen der niedrigeren Stufe einhält.

4.5 Zahlungsverzug. Schlägt eine Zahlung fehl, informieren wir den Kunden per E-Mail und wiederholen den Einzug. Ist das Entgelt 14 Tage nach Fälligkeit nicht ausgeglichen, dürfen wir den Workspace des Kunden in den Lesemodus versetzen: Vorhandene Daten bleiben einsehbar und exportierbar, neue Eingaben sind nicht möglich. Nach Ausgleich wird der Workspace unverzüglich wieder freigegeben. Weitere gesetzliche Rechte, insbesondere die Kündigung nach Ziffer 6.3, bleiben unberührt.

4.6 Preisänderungen. Wir dürfen die Preise mit einer Frist von sechs Wochen zum Beginn eines Abrechnungszeitraums ändern, um gestiegene Kosten für Betrieb, Infrastruktur, Zahlungsabwicklung oder Support weiterzugeben. Wir kündigen die Änderung per E-Mail an. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt kündigen; hierauf weisen wir in der Ankündigung hin. Kündigt der Kunde nicht, gilt der neue Preis ab dem genannten Zeitpunkt. Der Gründerpreis nach Ziffer 4.3 bleibt als prozentualer Nachlass auf den geänderten Listenpreis bestehen.

5. Nutzungsgrenzen der Stufen

5.1 Jede Stufe legt Grenzen für die Zahl der Nutzer, die Zahl der Workspaces und den belegten Speicherplatz fest. Die Grenzen sind in der Leistungsbeschreibung und im Konto des Kunden einsehbar.

5.2 Erreicht der Kunde eine Grenze, weist die Software vor der jeweiligen Aktion darauf hin. Aktionen, die eine Grenze überschreiten würden, werden nicht ausgeführt; bereits vorhandene Daten bleiben unberührt. Der Kunde kann in eine höhere Stufe wechseln oder Daten entfernen.

5.3 Der E-Mail-Versand aus der Anwendung ist auf die geschäftliche Kommunikation des Kunden mit seinen eigenen Kunden beschränkt (Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Auftragsbestätigungen). Wir dürfen die Zahl der versendbaren E-Mails je Zeitraum begrenzen, um die Zustellbarkeit für alle Kunden zu erhalten, und den Versand aussetzen, wenn Anhaltspunkte für unerwünschte Werbung oder Missbrauch vorliegen.

6. Laufzeit und Kündigung

6.1 Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Es gibt keine Mindestlaufzeit.

6.2 Beide Seiten können den Vertrag jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Die Kündigung des Kunden erfolgt im Konto oder in Textform an die in Ziffer 1.1 genannte E-Mail-Adresse; unsere Kündigung erfolgt in Textform an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden. Bereits gezahlte Entgelte für den laufenden Monat werden nicht erstattet.

6.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Kunde

• mit der Zahlung von zwei aufeinanderfolgenden Monatsentgelten in Verzug ist,
• die Software trotz Abmahnung weiterhin entgegen Ziffer 7 nutzt, insbesondere für rechtswidrige Inhalte oder unerwünschte Werbung,
• die Sicherheit des Dienstes oder anderer Kunden gefährdet.

6.4 Nach Vertragsende gilt Ziffer 9.4 für den Zugriff auf und die Löschung der Daten.

7. Pflichten des Kunden

7.1 Der Kunde verpflichtet sich,

• die Software nur im Rahmen der Gesetze und dieser AGB zu nutzen und keine Inhalte zu speichern oder zu versenden, die Rechte Dritter oder geltendes Recht verletzen;
• für die inhaltliche Richtigkeit seiner Dokumente, Rechnungen, Buchungen und Stammdaten selbst zu sorgen; die Software prüft Eingaben nur auf formale Plausibilität;
• seine steuer- und handelsrechtlichen Pflichten eigenverantwortlich zu erfüllen, insbesondere Aufbewahrungsfristen einzuhalten und eine Verfahrensdokumentation zu führen, soweit sie für ihn vorgeschrieben ist;
• seine Daten in angemessenen Abständen über die Exportfunktion (Ziffer 9.3) zu sichern, unabhängig von unseren Datensicherungen;
• keine Handlungen vorzunehmen, die den Betrieb des Dienstes beeinträchtigen, insbesondere keine automatisierten Massenabfragen außerhalb der dokumentierten Schnittstellen und keine Versuche, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen;
• uns unverzüglich zu informieren, wenn er Sicherheitslücken oder Datenschutzverstöße bemerkt.

7.2 Verstößt der Kunde schwerwiegend gegen Ziffer 7.1, dürfen wir den Zugang nach vorheriger Ankündigung – bei Gefahr im Verzug auch ohne – vorübergehend sperren. Die Sperre wird aufgehoben, sobald der Verstoß beseitigt ist. Das Kündigungsrecht nach Ziffer 6.3 bleibt unberührt.

8. Verfügbarkeit und Wartung

8.1 Wir streben eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99 % im Monatsmittel am Übergabepunkt zum Internet an. Nicht als Ausfall zählen angekündigte Wartungsarbeiten, Störungen außerhalb unseres Einflussbereichs (insbesondere beim Internetzugang des Kunden oder bei Anbietern vorgelagerter Netze) sowie Unterbrechungen, die zur Abwehr von Angriffen erforderlich sind.

8.2 Wartungsarbeiten, die den Dienst voraussichtlich länger als 15 Minuten unterbrechen, kündigen wir in der Regel mindestens 48 Stunden vorher in der Anwendung oder per E-Mail an und legen sie nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (werktags 8 bis 18 Uhr).

8.3 Unterschreitet die Verfügbarkeit in einem Monat aus von uns zu vertretenden Gründen den Wert aus Ziffer 8.1 erheblich, kann der Kunde das Entgelt für diesen Monat anteilig mindern. Weitergehende Ansprüche richten sich nach Ziffer 12.

9. Daten, Datenschutz und Datensicherung

9.1 Eigentum an den Daten. Alle Daten, die der Kunde in der Software speichert oder erzeugt, bleiben seine Daten. Wir erwerben daran keine Rechte, die über das für die Vertragserfüllung Notwendige hinausgehen. Wir werten Kundendaten nicht für eigene Zwecke aus, geben sie nicht an Dritte weiter und nutzen sie nicht für Werbung oder das Training von Modellen.

9.2 Auftragsverarbeitung. Soweit der Kunde personenbezogene Daten in der Software verarbeitet, sind wir Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten regelt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung, der Bestandteil dieses Vertrags ist und bei der Bestellung geschlossen wird. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in Deutschland statt. Unterauftragsverarbeiter sind im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt; derzeit ist dies der Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen. Änderungen kündigen wir mit angemessener Frist an; der Kunde kann aus wichtigem Grund widersprechen.

9.3 Export. Der Kunde kann seine Daten jederzeit vollständig aus der Software exportieren, in einem dokumentierten, maschinenlesbaren Format (derzeit JSON und ZIP mit Belegen), das auch von einer selbst gehosteten Installation eingelesen werden kann. Es gibt kein Format, das nur wir lesen können.

9.4 Nach Vertragsende. Nach Ende des Vertrags bleibt der Zugang für 30 Tage im Lesemodus bestehen, damit der Kunde seine Daten exportieren kann. Danach löschen wir die Daten des Kunden einschließlich der Datensicherungen innerhalb von weiteren 30 Tagen unwiderruflich, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für uns besteht (etwa für unsere eigenen Rechnungen an den Kunden). Auf Wunsch bestätigen wir die Löschung in Textform. Die Einhaltung seiner eigenen Aufbewahrungsfristen ist Sache des Kunden; er muss die Daten vor Ablauf der Frist exportieren.

9.5 Datensicherung. Wir sichern die Daten aller Kunden täglich und bewahren die Sicherungen 30 Tage an einem vom Produktivsystem getrennten Ort in Deutschland auf. Die Sicherungen dienen der Wiederherstellung des Gesamtsystems nach einem Ausfall. Eine Wiederherstellung einzelner, vom Kunden selbst gelöschter Datensätze aus unseren Sicherungen schulden wir nicht; hierfür steht dem Kunden die Exportfunktion zur Verfügung.

9.6 Belegerkennung. Die Texterkennung für Belege läuft innerhalb unserer Infrastruktur. Belege werden nicht an externe Erkennungs- oder KI-Dienste übermittelt.

10. Support

10.1 Support leisten wir per E-Mail an die in Ziffer 1.1 genannte Adresse in deutscher Sprache. Anfragen beantworten wir in der Regel innerhalb von zwei Werktagen; Werktage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage.

10.2 Support umfasst Hilfe bei der Bedienung der Software und die Entgegennahme von Fehlermeldungen. Nicht umfasst sind steuerliche oder rechtliche Auskünfte, die Erfassung oder Korrektur von Kundendaten und Schulungen.

11. Nutzungsrechte

11.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Software im Rahmen dieses Vertrags über das Internet zu nutzen. Eine Überlassung der Software selbst ist nicht Gegenstand dieses Vertrags.

11.2 Unabhängig davon steht der Quelltext von SoloOffice jedermann unter der AGPL-3.0 zur Verfügung. Diese Lizenz wird durch diesen Vertrag weder eingeschränkt noch erweitert.

11.3 Die Marken, Logos und die Gestaltung von solooffice.de bleiben unser Eigentum und sind von der AGPL-3.0 nicht umfasst.

12. Gewährleistung und Haftung

12.1 Der Kunde zeigt uns Mängel der Software unverzüglich und nachvollziehbar an. Wir beheben gemeldete Mängel in angemessener Frist; bei Mängeln, die die Nutzung nur unwesentlich beeinträchtigen, dürfen wir die Behebung mit dem nächsten regulären Update verbinden.

12.2 Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

12.3 Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer von uns übernommenen Garantie.

12.4 Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt, insgesamt je Vertragsjahr auf die Summe der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlten Entgelte.

12.5 Für den Verlust von Daten haften wir im Rahmen von Ziffer 12.4 nur bis zu dem Betrag, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung der Daten durch den Kunden nach Ziffer 7.1 für die Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

12.6 Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Die Regelungen dieser Ziffer gelten auch zugunsten unserer Gesellschafter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.

13. Änderungen dieser AGB

13.1 Wir dürfen diese AGB ändern, wenn dies aus rechtlichen, technischen oder betrieblichen Gründen erforderlich ist und die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen der Hauptleistungspflichten sind hiervon ausgenommen und bedürfen der Zustimmung des Kunden.

13.2 Änderungen kündigen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail an und heben die geänderten Passagen hervor. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen; auf diese Folge und das Widerspruchsrecht weisen wir in der Ankündigung hin. Widerspricht der Kunde, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter; beide Seiten können ihn dann zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.2 Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Lüneburg. Wir dürfen den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand verklagen.

14.3 Der Kunde darf Rechte aus diesem Vertrag nur mit unserer Zustimmung in Textform auf Dritte übertragen. Aufrechnen darf der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen.

14.4 Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

14.5 Vertragssprache ist Deutsch. Der Vertragstext wird von uns gespeichert; der Kunde erhält die bei Vertragsschluss geltenden AGB mit der Bestellbestätigung per E-Mail.