E-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung, ohne Aufpreis
SoloOffice erzeugt strukturierte Rechnungen nach EN 16931 – in jeder Fassung, auch der kostenlosen. Bei einem großen Anbieter beginnt der Tarif mit E-Rechnungs-Versand bei 32,90 € im Monat.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide erfüllen dieselbe Norm, unterscheiden sich aber in der Hülle. Welches du brauchst, entscheidet der Empfänger.
ZUGFeRD 2.1 – das Hybridformat
Ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als XML stecken. Menschen sehen ein gewohntes Dokument, Software liest die Daten automatisch aus. Die sichere Wahl, wenn du nicht weißt, womit dein Kunde arbeitet.
XRechnung 3.0 – reines XML
Nur die strukturierten Daten, keine Bildebene. Der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und für Empfänger mit automatisierter Verarbeitung.
Wie ZUGFeRD aufgebaut ist
Deshalb wirkt eine ZUGFeRD-Rechnung beim Empfänger wie ein normales PDF – die Buchhaltungssoftware findet aber zusätzlich alle Werte, ohne dass jemand abtippen muss.
Wo wir bei der E-Rechnung stehen
Beim Thema E-Rechnung wird viel behauptet. Hier steht, was SoloOffice heute leistet und was nicht.
Vorhanden
- Erzeugung von ZUGFeRD 2.1 und XRechnung 3.0
- Mehrere Steuersätze, Positions- und Gesamtrabatte
- Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG mit Befreiungsgrund
- Reverse-Charge nach § 13b UStG mit Steuerkategorie AE
- Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber
- Eingang: XRechnung- und CII-XML archivieren und zuordnen
- Versand per E-Mail direkt aus der Anwendung
- In jeder Fassung enthalten, ohne Aufpreis
In Arbeit
- Prüfung gegen den offiziellen KOSIT-Validator
- PDF/A-3 vollständig: Farbprofil und eingebettete Schriften fehlen im ZUGFeRD-PDF noch
- Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen, die als PDF ankommen
Warum wir das so offen schreiben: Der KOSIT-Validator ist die Referenz, mit der auch Behörden eingehende Rechnungen prüfen. Solange wir ihn nicht durchlaufen haben, wäre jede Konformitätsbehauptung ungedeckt. Mehr dazu im Formatvergleich.
E-Rechnungen kommen auch wieder rein
Empfangen muss jedes Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Eine XRechnung ist aber eine XML-Datei – im Browser geöffnet ist sie eine Wand aus spitzen Klammern. SoloOffice liest sie ein und zeigt, was drinsteht.
Einlesen
XRechnung (UBL) und CII als XML-Datei bis 10 MB. Externe XML-Entitäten werden abgewiesen.
Prüfen
Rechnungsnummer, Datum und Währung müssen vorhanden sein, sonst gilt der Eingang als abgelehnt.
Zuordnen
Aussteller, Betrag und Leitweg-Referenz werden ausgelesen und lassen sich einem Kunden zuordnen.
Was das nicht ist: eine Konformitätsprüfung. SoloOffice prüft die Struktur und die wichtigsten Pflichtfelder – nicht das vollständige Regelwerk von KOSIT oder FeRD. Und ZUGFeRD-Rechnungen, die als PDF ankommen, können noch nicht ausgelesen werden; dort steckt das XML im PDF.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Welche E-Rechnungsformate erzeugt SoloOffice?
ZUGFeRD 2.1 – ein PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten – und XRechnung 3.0 als reines XML. Beide orientieren sich an der europäischen Norm EN 16931. Zusätzlich gibt es weiterhin den klassischen PDF-Export für alles, was keine E-Rechnung sein muss.
Kostet die E-Rechnung bei euch extra?
Nein. Sie ist in jeder Fassung enthalten, auch in der kostenlosen zum Selbsthosten. Wir halten sie für eine Grundfunktion, nicht für ein Verkaufsargument im Oberklassetarif.
Kann SoloOffice E-Rechnungen auch empfangen?
Ja, für XML. Eingehende XRechnung- und CII-Dateien werden eingelesen, auf zentrale Pflichtfelder geprüft, mit SHA-256-Prüfsumme abgelegt und lassen sich einem Kunden zuordnen. Die Quelldatei bleibt unverändert erhalten, ein Löschen über die Oberfläche ist nicht vorgesehen. Noch nicht möglich ist das Auslesen von ZUGFeRD-Rechnungen, die als PDF ankommen – dort steckt das XML im PDF, und dieser Weg fehlt bislang.
Kann ich damit an Behörden fakturieren?
Das Feld für die Leitweg-ID gibt es inzwischen: Es steht beim Kunden und wandert in die Rechnung als BT-10. Damit ist die formale Voraussetzung erfüllt. Weil die Prüfung gegen den KOSIT-Validator noch aussteht, würden wir vor der ersten echten Behördenrechnung trotzdem zu einem Testlauf beim Empfänger raten.
Ist die Ausgabe geprüft konform?
Noch nicht. Die Prüfung gegen den offiziellen Validator der KOSIT – der Stelle, die den XRechnung-Standard pflegt – steht aus. Solange sie nicht durchgeführt ist, behaupten wir keine vollständige Konformität. Sobald das Ergebnis vorliegt, steht es hier.
Unsicher, ob dich die Pflicht betrifft? Das klärt der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Heute selbst hosten. Später umziehen. Oder umgekehrt.
Beides ist dieselbe Software, und du kannst jederzeit wechseln. Fang an, wo es dir gerade passt.
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