Die Antwort in zwei Sätzen
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Du musst aber E-Rechnungen empfangen und archivieren können – und zwar schon seit dem 1. Januar 2025.
Warum das so oft falsch dargestellt wird
Rund um die E-Rechnungspflicht ist ein Markt entstanden. Viele Ratgeber enden deshalb mit dem Hinweis, man brauche nun dringend ein Abo. Für den Versandteil stimmt das für dich schlicht nicht – du bist befreit. Und für den Empfangsteil, der dich tatsächlich betrifft, reicht in den meisten Fällen, was du ohnehin hast.
Was du zum Empfangen wirklich brauchst
Gefordert sind drei Dinge:
- Entgegennehmen. Ein E-Mail-Postfach genügt. Es gibt keine Vorschrift zu einem bestimmten Übertragungsweg.
- Lesen können. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein ganz normales PDF – die kannst du längst öffnen. Für eine reine XRechnung gibt es kostenlose Anzeigeprogramme, unter anderem einen offiziellen Viewer.
- Aufbewahren. Acht Jahre, im Originalformat, unveränderbar. Das ist der Punkt, der wirklich Aufmerksamkeit verdient.
Der einzige echte Handlungsbedarf liegt meist bei Punkt 3. Eine E-Rechnung auszudrucken und abzuheften genügt nicht – die Datei selbst muss erhalten bleiben. Ein geordneter Ordner mit Jahres- und Monatsstruktur, den du regelmäßig sicherst, erfüllt das bereits.
Wann es sich trotzdem lohnt, freiwillig zu senden
Befreit heißt nicht verboten. In drei Fällen kann es sinnvoll sein, trotzdem E-Rechnungen auszustellen:
- Dein Kunde bittet darum. Größere Unternehmen verarbeiten Eingangsrechnungen automatisch. Wer strukturierte Daten liefert, wird schneller bezahlt.
- Du willst an öffentliche Auftraggeber liefern. Dort ist die XRechnung unabhängig von deinem Kleinunternehmerstatus verpflichtend.
- Du wächst. Wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet, fällt ohnehin unter die Pflicht – dann ist es angenehmer, den Ablauf schon zu kennen.
Ein Sonderfall, den du kennen solltest
Wenn du als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellst, gelten die üblichen Regeln für die Umsatzsteuerbefreiung: Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, und der Grund der Befreiung muss erkennbar sein. In den strukturierten Daten geschieht das über die entsprechende Steuerkategorie mit Befreiungsgrund – nicht über einen bloßen Hinweistext.
Das klingt nach einem Detail, entscheidet aber darüber, ob die Datei bei einer Prüfung durchgeht. Wenn du eine Software dafür einsetzt, ist das ein guter Punkt zum Nachfragen.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit. Sie dürfen weiterhin einfache Rechnungen stellen, etwa als PDF.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für alle Unternehmen, also auch für Kleinunternehmer. In der Praxis genügt dafür ein E-Mail-Postfach und eine ordentliche, unveränderbare Archivierung.
Brauche ich als Kleinunternehmer dafür neue Software?
In der Regel nicht. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach, für das Lesen einer ZUGFeRD-Datei ein PDF-Betrachter. Anspruchsvoller ist die Archivierung: acht Jahre, im Originalformat, unveränderbar.
Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen senden?
Ja. Viele Geschäftskunden bevorzugen das inzwischen, weil sie die Daten automatisch übernehmen können. Eine Verpflichtung besteht aber nicht.
Stand August 2026. Dieser Text ersetzt keine steuerliche Beratung – für deinen konkreten Fall ist deine Steuerkanzlei zuständig.
Und SoloOffice?
SoloOffice kann E-Rechnungen erzeugen, auch mit Kleinunternehmerregelung – die Positionen tragen dann die Steuerkategorie für steuerbefreite Umsätze samt Begründung nach § 19 UStG, nicht einfach 0 %. Für den Empfang, also die Pflicht, die dich tatsächlich betrifft, liest SoloOffice eingehende XRechnung- und CII-Dateien ein, prüft die zentralen Pflichtfelder und legt sie mit Prüfsumme ab. Kommt die Rechnung dagegen als ZUGFeRD-PDF, kann das eingebettete XML noch nicht ausgelesen werden.
Der ganze Fahrplan steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.