Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist reines XML – Daten ohne Bild.ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML mitreisen. Inhaltlich folgen beide der europäischen Norm EN 16931.
ZUGFeRD: das Hybridformat
Du öffnest die Datei, siehst eine ganz normale Rechnung und kannst sie ausdrucken. Gleichzeitig steckt im Dokument eine XML-Datei mit allen Werten – Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Positionen. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest sie aus, ohne dass jemand abtippt.
Das ist der große Vorteil: Es funktioniert in beide Richtungen. Ein Empfänger ohne passende Software sieht ein PDF, einer mit Software bekommt saubere Daten. Wer nicht weiß, womit sein Kunde arbeitet, liegt mit ZUGFeRD selten falsch.
XRechnung: nur die Daten
Hier gibt es keine Bildebene, nur strukturiertes XML. Öffnest du die Datei im Texteditor, siehst du Auszeichnungen statt eines Layouts. Zum Anschauen braucht es ein Anzeigeprogramm.
Verpflichtend ist die XRechnung bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Dort gehört auch die Leitweg-ID dazu – eine Kennung, die dir der Auftraggeber mitteilt und ohne die die Rechnung zurückgewiesen wird.
Gegenüberstellung
| Merkmal | ZUGFeRD 2.1 | XRechnung 3.0 |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF mit eingebettetem XML | reines XML |
| Für Menschen lesbar | ja, direkt | nur mit Anzeigeprogramm |
| Für Software lesbar | ja | ja |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
| Pflicht bei Behörden | eingeschränkt | ja |
| Leitweg-ID nötig | bei Behörden | bei Behörden |
| Empfehlung | Standardfall B2B | öffentliche Auftraggeber |
Wie du prüfst, ob deine Datei gültig ist
Eine E-Rechnung kann formal aussehen wie eine E-Rechnung und trotzdem ungültig sein – etwa wenn eine Pflichtangabe fehlt oder eine Steuerkategorie nicht zum Steuersatz passt. Die Prüfung übernimmt der Validator derKOSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Sie pflegt den XRechnung-Standard im Auftrag des IT-Planungsrats und veröffentlicht sowohl die Prüfregeln als auch das Prüfwerkzeug kostenlos.
Jede Regel hat eine Kennung wie BR-S-05. Wird sie verletzt, nennt der Validator die Nummer und den Grund. Was dieser Validator ablehnt, lehnen auch Behörden ab – sie prüfen mit demselben Regelwerk. Für ZUGFeRD gibt es ein Gegenstück des FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), das zusätzlich die korrekte Einbettung im PDF prüft.
Praktischer Rat: Wenn du eine Software einsetzt, frag den Anbieter, ob die Ausgabe gegen den KOSIT-Validator geprüft wurde – und lass dir das Ergebnis zeigen. „Unterstützt XRechnung" auf einer Produktseite ist keine Prüfung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. XRechnung ist reines XML ohne Bildebene. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in das dieselben strukturierten Daten zusätzlich als XML eingebettet sind.
Welches Format soll ich verwenden?
Im Zweifel ZUGFeRD, weil es beim Empfänger wie ein normales PDF aussieht und trotzdem maschinenlesbar ist. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung vorgeschrieben.
Was ist die Leitweg-ID?
Eine Kennung, über die eine Rechnung dem richtigen Empfänger in der öffentlichen Verwaltung zugeordnet wird. Sie ist bei Rechnungen an Behörden verpflichtend und wird vom Auftraggeber mitgeteilt.
Wer prüft, ob meine E-Rechnung gültig ist?
Die Referenz ist der Validator der KOSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Sie pflegt den XRechnung-Standard und veröffentlicht Prüfregeln und Prüfwerkzeug kostenlos. Was dieser Validator ablehnt, lehnen in der Regel auch Behörden ab.
Wie SoloOffice damit umgeht
SoloOffice erzeugt beide Formate, in jeder Fassung ohne Aufpreis. Und weil wir im vorigen Absatz empfohlen haben, nach der Prüfung zu fragen, hier unsere eigene Antwort: Die Prüfung gegen den KOSIT-Validator steht bei uns noch aus. Sie läuft gerade. Bis das Ergebnis vorliegt, behaupten wir keine vollständige Konformität – und sobald es vorliegt, steht es hier.