Datenschutz
Manche Daten gehören nicht in fremde Hände
Wer mit Patienten, Mandanten oder Klienten arbeitet, trägt für deren Daten eine besondere Verantwortung. SoloOffice ist so gebaut, dass du sie behalten kannst.
Für wen das zählt
Für viele ist Datenschutz ein abstraktes Thema. Für einige Berufe ist es Berufsrecht – und dort reicht „liegt bei einem seriösen Anbieter" nicht als Antwort.
Heilberufe
Physiotherapie, Psychotherapie, Heilpraktik, Pflege
Schon der Name eines Patienten auf einer Rechnung ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO – besonders geschützt.
Beratende Berufe
Rechtsanwälte, Steuerberater, Unternehmensberatung
Mandatsverhältnisse unterliegen der Verschwiegenheitspflicht. § 203 StGB kennt keine Ausnahme für bequeme Software.
Alle anderen
Handwerk, Kreative, Dienstleistung
Keine Sonderregeln, aber dieselbe Frage: Warum sollten Umsätze, Kunden und Konditionen auf fremden Servern liegen?
Vier Unterschiede, die zählen
Du bleibst der Verantwortliche
Beim Self-Hosting gibt es keine Auftragsverarbeitung, weil kein Dritter deine Daten verarbeitet. Kein AV-Vertrag, keine Drittlandübermittlung, keine Frage nach dem Serverstandort.
Belege verlassen den Server nicht
Die Texterkennung läuft mit Tesseract im eigenen Container. Alle Cloud-Anbieter schicken Belege zur Analyse an ihre Server – das ist prinzipbedingt und lässt sich dort nicht abschalten.
Nachprüfbar statt versprochen
„Wir geben keine Daten weiter“ ist bei geschlossener Software eine Zusicherung, der du glauben musst. Bei offenem Quelltext kannst du – oder jemand, dem du vertraust – nachsehen.
Trennung, die die Datenbank erzwingt
Bei mehreren Mandanten sorgt PostgreSQL selbst dafür, dass niemand fremde Daten sieht – nicht nur die Oberfläche. Ein Programmierfehler in einer Ansicht führt dadurch nicht zum Datenabfluss.
Was wir nicht behaupten
Beim Datenschutz wird viel mit Siegeln und Schlagworten gearbeitet. Deshalb hier deutlich, wo unsere Aussagen enden:
„DSGVO-konform“ sagen wir nicht
Konformität betrifft dein gesamtes Verfahren – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen, Verträge, Löschkonzept. Software kann das unterstützen, aber nicht herstellen.
„GoBD-konform“ sagen wir auch nicht
Aus demselben Grund. SoloOffice unterstützt eine GoBD-geeignete Arbeitsweise, etwa durch revisionssichere Stornos und Änderungshistorien. Die Verfahrensdokumentation bleibt deine Aufgabe.
Self-Hosting verlagert Verantwortung, es beseitigt sie nicht
Wenn deine Daten auf deinem Server liegen, bist du für dessen Absicherung zuständig: Verschlüsselung, Zugriffsschutz, Backups, Updates. Wer das nicht leisten kann oder will, fährt mit einem guten Anbieter besser als mit einem schlecht gepflegten eigenen Server.
Es gibt kein Zertifikat
SoloOffice ist nicht ISO-27001-zertifiziert und trägt kein Datenschutzsiegel. Was es gibt, ist einsehbarer Quelltext – das ist eine andere Art von Nachweis, aber keine schlechtere.
Häufige Fragen
Ist SoloOffice DSGVO-konform?
Konformität ist eine Eigenschaft deines gesamten Verfahrens, nicht einer Software – das kann kein Hersteller für dich zusichern. Was SoloOffice leisten kann: Beim Self-Hosting bleibst du selbst der Verantwortliche, es gibt keine Auftragsverarbeitung, keine Drittlandübermittlung und keinen externen Dienst, dem du vertrauen musst.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Beim Self-Hosting nicht, weil kein Dritter deine Daten verarbeitet – du betreibst die Software selbst. Für das gehostete Angebot wird es einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO geben; das Angebot ist noch nicht gestartet.
Wo liegen meine Daten?
Beim Self-Hosting dort, wo dein Server steht – das entscheidest du. Beim gehosteten Angebot werden es Rechenzentren in Deutschland sein.
Werden Belege an eine KI oder einen Cloud-Dienst geschickt?
Nein. Die Texterkennung läuft mit Tesseract im Backend-Container. Im Quelltext gibt es keine Verbindung zu einem externen Erkennungsdienst – das lässt sich nachprüfen, weil der Quelltext offen ist.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen muss die Originaldatei erhalten bleiben – ein Ausdruck genügt nicht. Das ist unabhängig von der eingesetzten Software.
Technische Details zur Belegverarbeitung stehen unter Belege & Erkennung, zum eigenen Betrieb unter selbst hosten.
Heute selbst hosten. Später umziehen. Oder umgekehrt.
Beides ist dieselbe Software, und du kannst jederzeit wechseln. Fang an, wo es dir gerade passt.
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